¿Debo arrendar o comprar impresoras y fotocopiadoras?

Brad Foster Reducción de impresión

La próxima vez que su empresa necesite impresoras o fotocopiadoras, sin duda tendrá que tomar una decisión con la que muchas empresas luchan.

¿Deberías comprarlo o arrendarlo?

Si no sabes la respuesta, no estás solo. Mis clientes me hacen esta pregunta casi todos los días, y la respuesta no es la misma para todos. Antes de tomar esa decisión, permítanme compartir un poco de lo que he aprendido a lo largo de los años.

Cuando observo mi base de clientes, alrededor del 80 % de las empresas, los bancos y los consultorios médicos en el área de Detroit y sus alrededores (donde trabajo) arriendan sus fotocopiadoras. Hace solo 20 años, la proporción era más como 50/50.

Entonces, ¿por qué el aumento significativo en el número de arrendamientos? La razón principal es que la tecnología de las impresoras cambia tan rápido con las fotocopiadoras/dispositivos multifunción que puede resultar rentable arrendar en lugar de comprar.

Después de todo, una fotocopiadora ya no es una fotocopiadora. En los años 80, e incluso en los 90, las fotocopiadoras simplemente copiaban. Hoy en día, estos dispositivos multifuncionales pueden copiar, imprimir, escanear, enviar faxes y son una parte integral de la gestión de documentos de una oficina profesional. Con tantas empresas que intentan dejar de usar papel , la fotocopiadora/dispositivo multifunción se convierte en una poderosa herramienta tecnológica.

Sé que puede parecer un poco confuso, pero para ayudarlo a determinar qué opción es la mejor para usted, echemos un vistazo a los pros y los contras de alquilar y comprar equipos tecnológicos, además de las preguntas que debe hacer para asegurarse de obtener el mejor trato.

Los beneficios de alquilar una impresora

El arrendamiento mantiene su equipo actualizado. Las copiadoras e impresoras eventualmente se vuelven obsoletas. Con un arrendamiento, pasa la carga financiera de la obsolescencia a la empresa de arrendamiento de equipos.

Por ejemplo, supongamos que tiene un contrato de arrendamiento de dos años en una fotocopiadora. Después de que venza el contrato de arrendamiento, puede arrendar cualquier equipo que sea más nuevo, más rápido y más económico. (Esta es también una de las razones por las que mi esposa prefiere arrendar sus autos). De hecho, el 65 por ciento de los encuestados dijeron que la capacidad de tener el equipo más moderno era el beneficio percibido número uno del arrendamiento.

Conozca sus gastos mensuales.  Con un contrato de arrendamiento, tiene un costo mensual predeterminado, que puede ayudarlo a presupuestar de manera más efectiva.

Sin pago inicial.  Muchas pequeñas empresas luchan con el flujo de efectivo y deben mantener su efectivo disponible para ayudar a hacer crecer su negocio. Los arrendamientos rara vez requieren un pago inicial, por lo que puede adquirir nuevos equipos sin tener que recurrir a los fondos que tanto necesita.

Manténgase al día con su competencia. El arrendamiento puede permitir que su pequeña empresa adquiera tecnología sofisticada que, de otro modo, sería inasequible. El resultado: está en mejores condiciones para mantenerse al día con sus competidores más grandes sin agotar sus recursos financieros.

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Los desafíos de alquilar una impresora

Pagarás más a largo plazo.  En última instancia, arrendar es casi siempre más costoso que comprar. Por ejemplo, una fotocopiadora de $4,000 normalmente costaría un total de $5,040 si se alquila por tres años a $140 por mes, pero solo $4,000 (más impuestos sobre las ventas) si se compra directamente.

Todavía tiene que seguir pagando incluso si deja de usar el equipo. Dependiendo de los términos del arrendamiento, es posible que deba realizar pagos por todo el período de arrendamiento, incluso si ya no necesita el equipo, lo que puede suceder si cambia su negocio.

Los beneficios de comprar una impresora

Es tan fácil. Comprar equipo es simple. Tú decides lo que necesitas y luego vas a comprarlo. Sin embargo, cuando arrienda equipos, deberá completar el papeleo y proporcionar información financiera detallada y actualizada a la empresa de arriendo. Es posible que también deba compartir cómo y dónde se utilizará el equipo arrendado.

Además, los términos del arrendamiento pueden ser complicados de negociar, y si no negocia adecuadamente, podría terminar pagando más de lo que debería o recibir términos desfavorables.

Tú tomas las decisiones con respecto al mantenimiento.  Los arrendamientos de equipos a menudo requieren que mantenga el equipo de acuerdo con las especificaciones de la empresa de arrendamiento, y eso puede resultar costoso. Cuando compra el equipo directamente, usted mismo determina el programa de mantenimiento.

Los desafíos de comprar una impresora

El costo inicial del equipo necesario puede ser demasiado. Es posible que su empresa tenga que inmovilizar líneas de crédito o desembolsar una suma considerable para adquirir el equipo que necesita. Esas líneas de crédito y fondos podrían usarse en otros lugares para marketing, TI y actualizaciones de software , publicidad u otras funciones que pueden ayudar a hacer crecer su negocio.

Eventualmente, te quedas atascado con equipos obsoletos. Como mencioné anteriormente, la tecnología de las fotocopiadoras se vuelve obsoleta con el tiempo. Una pequeña empresa en crecimiento puede necesitar actualizar su tecnología en algunas áreas cada 36 a 48 meses. Eso significa que finalmente se quedará con equipos obsoletos que deberá donar, vender o reciclar.

Haz muchas preguntas

Quizás lo más importante es que hará preguntas y obtendrá respuestas de su proveedor y/o MPS. He enumerado algunos a continuación para que pueda comenzar:

¿Hay una opción de compra en el contrato de arrendamiento? Puede elegir entre una opción de valor justo de mercado (FMV) y una opción de compra total de $1. FMV significa que puede comprar el equipo al final del contrato de arrendamiento por su valor justo de mercado, que podría ser de cientos de dólares.

Por el contrario, una opción de compra total de $1 significa que el equipo es suyo por $1 cuando vence el contrato de arrendamiento. Si bien esa puede parecer la mejor opción, tenga en cuenta que los pagos mensuales de los arrendamientos FMV suelen ser inferiores a los arrendamientos de compra total de $ 1. Si está seguro de que querrá actualizarse a una nueva tecnología cuando expire su contrato de arrendamiento, opte por la opción FMV.

¿Cuánto dura el plazo del arrendamiento? Por lo general, los arrendamientos de equipos informáticos duran 36, 48 o 60 meses. Cuanto más largo sea su contrato de arrendamiento, menores serán sus pagos mensuales. Pero también es probable que pague más con el tiempo con un contrato de arrendamiento más largo.

¿El equipo tiene que estar asegurado?  Algunas compañías de arrendamiento requieren que usted asegure el equipo arrendado. Si no lo hace, es posible que se agreguen tarifas a su pago mensual para cubrir el seguro.

¿Puedo agregar al contrato de arrendamiento?  A la mayoría de las empresas de arrendamiento no les importa si agrega equipos a un contrato de arrendamiento existente. Su pago de arrendamiento se recalculará en consecuencia; los términos del contrato de arrendamiento generalmente no cambian.

¿Puedo rescindir el contrato de arrendamiento antes de tiempo?  ¿Qué sucede si ya no necesita el equipo que está alquilando o desea actualizar a una tecnología más nueva antes de lo que esperaba? Averigüe con anticipación si puede pagar su contrato de arrendamiento antes de tiempo y si hay una multa por pago anticipado (y, de ser así, ¿cuánto?).

En última instancia, algunas reglas generales simples pueden ayudarlo a decidir si arrendar o comprar. Si sus requisitos de equipo son relativamente pequeños y tiene el dinero, o puede obtener un préstamo a bajo interés, entonces simplemente compre su equipo. Ahorrarás dinero a largo plazo.

Sin embargo, si necesita una cantidad sustancial de equipos, como 10 a 20 fotocopiadoras multifunción para su empresa, el arrendamiento puede ser una mejor opción. Después de todo, ¿por qué inmovilizar una gran cantidad de efectivo cuando podría usar ese dinero para establecer o hacer crecer su negocio?